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谈协同软件实施特点与过程

      发布时间:2008-07-27  作者:火速软件  来源:火速软件 字体:【 】  打印      


    引言:随着管理信息化的不断延伸和IT技术的不断创新,协同软件以其先进的管理理念已经由一支信息化领域的新军转变为企业管理信息化成熟应用之一,并迅速成为管理软件领域的一个分支,并在市场、渠道、客户等方面占有一席之地,越来越多的企业和组织单位关注并选择实施协同软件。协同软件得以快速普及应用的关键因素之一,即相对于ERP、财务等其它应用软件,协同软件在实施周期短、见效快的特点,以及实施应用成功率很高。任何管理软件的最终落地,不仅需要客户要能够用起来,还要能够为企业效益起到提升作用。其中项目实施是软件系统与客户需求之间实现对接和价值优化的关键环节。相对目前业内流行的面向业务的管理系统(如:ERP系统)的实施已经具有比较成熟的实施模型和管理方法,协同软件还是处于由起步到成熟的阶段,对协同软件的实施理论和实施规范的也是处于逐步成型和成熟阶段,虽然作为管理软件实施具有一定普遍的共性,但是对于协同软件项目中客户需求的多变性以及项目本身的应用目标的模糊认识等因素。火速软件认为:对于以需求为导向的协同软件客户实现而言,项目实施不单单是教会客户使用某一个功能那么简单,要保障协同软件的成功实施和应用,需要具备三个关键因素:一套规范的实施方法论、一种对项目过程的管控能力和一个高效的项目实施团队!

  协同软件规范的实施方法

  协同软件在系统功能上与一般企业的业务系统有很大的区别,但是又有边缘化的关联。协同更加注重以人为核心的事务管理,决定了协同管理实施必须是循序渐进、不断积累和创新的过程;由于不同行业不同客户的信息化水平不同,根据客户情况不同应该采用不同的实施方法。火速软件通过多年的协同平台实施经验的积累,我们将其大致分为三种:

  针对客户管理需求比较模糊、不明确,此类客户大部分只有需求轮廓,采用规范标准实施方法,从概念理论培训开始,引导和挖掘客户需求,帮助客户进行分析和管理事务流程的梳理、优化,到总体规划、分阶段系统实现,切换上线和辅导推广的完整的实施过程。

  对于那些信息化水平较高,而且具有较为明确的需求,此类客户基本上在前期自己已经就关键需求做了规范和定义的,宜采用快速的实施方法,快速解决关键问题;我们会为客户提供相应的行业案例模板,并协助客户对需求进行可行性细化、系统配置、用户培训的快速实施。

  对目前很多企业自己也积累了较强的实施力量和经验积累,并需求相对明确,采用以培训和指导为主的实施,可降低项目总体成本,提供基于系统维护的培训和指导,提供行业成功参考案例,协助进行系统规范,跟踪系统运行和使用情况,远程协助客户进行维护。

  有一点需要说明,不论客户需求是否明确,对于项目小组和实施人员而言,有效的流程梳理、并给予管理优化和重组是非常重要的,它是系统实施的关键,没有规范好企业流程,企业管理就无法与软件系统完成对接,软件系统也不可能成功运行。

  过程的把握:有效的项目过程管控

  从协同软件整个实施过程,总体上概括可以分为项目准备与启动、需求整理与调研分析、系统实现和运行验收四个大的阶段,四个阶段具有不同的实施内容和实施目标:

  项目准备与启动阶段:讨论和确定项目目标、实施范围、实施计划,组建项目小组,为后期的项目实施做好详尽的的准备;必要的是做好企业内部的项目启动的氛围和制度约定。

  需求整理和调研分析阶段:对关键用户进行概念培训、系统初步了解,深入各个部门进行需求讨论和整理,对初步需求进行差异分析,确定初步实施方案;在此阶段,需要有软件实施方、客户管理层、各部门关键人员参与进来,这一点非常重要。

  系统实现阶段:软件实施方指导,以系统维护组为主,进行系统的搭建、数据整理和录入、测试运行,用户培训,试运行。

  运行验收阶段:、进行用户使用培训,用户使用意见反馈与正式系统调整,正式运行切换,交付系统相关资料,后进入维护期。

  在整个项目实施过程中,火速软件认为确定项目需求和实施的切入点是整个项目实施的核心,也很大程度影响了项目上线之初用户的价值观点。切入点的关键在于以客户角度作为衡量标准,因为不同的企业客户具体情况不同,切入各自的关键点才能盘活整个项目实施,同样重要的是对于项目过程的有效管控,它们是系统成功实施的重要保障。那么项目人员应当如何把握和控制项目实施过程?

  重要前提:客户正视软件实施的重要性,需要有有力的制度支撑和管理层的支持。

  基础工作:项目的组织、过程记录、文档模板和案例库、定期的项目报告和例会,项目进度的透明化。

   深度要求:对于项目参与人职能定位、分阶段的项目任务、时间规划与项目进度的相互协调,偏差与纠正措施等。

   综上:火速软件公司在实施大量的项目的基础上,确保项目的成功,必须在项目实施及产品应用体系上执行以下策略:

  (1)阶段策略:

       统一规划,总体设计

       循序渐进,分步实现

       快速见效,逐步推广

       支持服务,共同成长

   (2)用户参与

     项目实施过程用户全参与  

    (3)重视培训

         面向领导

         面向管理人员

         面向普通用户


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