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分析如何通过协同OA实现知识管理应用

      发布时间:2008-08-26  作者:  来源:网络收集 字体:【 】  打印      


知识管理作为信息化中的新型应用,最近越来越受到用户的重视,我们相信未来的优秀的组织必定是基于知识管理基础的学习型组织。

  但是,由于知识管理的发展还处于发展的初级阶段,因此,客户、厂商在对知识管理的范围与应用的界定上存在着一定的分歧和认知模糊。从市场的角度来看,不少厂商在推销着昂贵的知识管理软件,国外知识管理软件的每个许可的费用高达万元以上,用户根本就用不起。另一方面,其实在用户每天的工作中,大量 的潜在的知识被分散在无数的电脑之中,孤立并被遗忘着,难以发挥效用。因此本文侧重于与读者探讨如何利用现有的高性价比系统如OA,遵从知识管理的方向和理念,进行不同层次的应用,有效发挥知识的价值。

  知识管理的概念与应用探讨

  知识的定义:知识是一种对个人有价值的信息。从广义上来讲,由于个人的价值取向的差异,所以任何信息都有成为知识的可能性。显然,在此处我们不是要探讨这种个性化的知识为主,尽管你可能是超级女声的“玉米”或者“凉粉”,大可用google、百度在互联网大量收集并筛选、存储对于你的爱好有价值的知识,但这些“知识”对组织并无价值。我们在此探讨狭义的知识——组织知识。

  组织知识:是一种对组织有价值的信息。组织中的信息经过系统化地收集、筛选、分类、存储、共享的过程,那些原本在我们身边的信息将被粹取为知识(以下简称知识)。

  组织知识类型:从介质类型来看早期主要是纸质文档,随着电脑的普及,数字化信息或者电子信息已经成为主导,而且格式从最初的非结构化文本扩展到多媒体(如视频)和结构化表单等。从知识的内容来看,早期主要是以公文、合同、计划、总结、图纸、表单为主,显著的特征是静态结果,而现在组织开始注重保留经营管理的过程作为知识的扩展和延伸。

  知识层次:即使在同一个组织中,不同的知识对不同的个体也有不同的正向价值甚至是负向价值(风险)。在组织中规章制度作为公开的知识是普遍现象,新人到单位基本上是先学习这些知识,而财务报表或者薪资数据则对大多数人是保密的,但对同样是新人如新到任总经理则是最重要的知识之一,同样,图纸或者工艺对绝大部分人是毫无价值的,即使开放给每个人学习,也没有价值。因此,我们会发现知识是有层次的,分为公开或基础知识、专业知识、特种知识三个层次。

  组织保障:传统组织中办公室主任或者文档管理员,这类角色作为早期的知识管理员已经司空见惯了,但这类传统角色无论从经验还是素质都仅限于对知识的结果管理,甚至只是一个掌管钥匙的保安而已,完全不能承担现在或未来的知识管理的需求。因此有必要设置专门的知识管理员,国外的CKO(首席知识执行官)的经验国内企业也可以借鉴,由具备这种素质的人来对知识进行真正的管理。另外由于电脑的普及,传统的知识以个体的头脑经验的存储方式已经变成越来越数字化了,传统的管理方式只注重组织中最核心的信息如公文,现在则有必要建立更大范围的知识管理,甚至要求每个部门有知识管理的责任人或者二级知识管理员,强制对知识的采集扩大到部门级,建立起中央知识库和二级知识库。

  知识管理:从字面上理解,知识管理就是对组织知识的管辖治理,管的概念涵盖了知识的采集和应用,知识从状态角度来看分为显性知识和隐性知识,在组织中常常是隐性知识的数量大大多于显性知识的储量,因此要有相应的激励(正负激励)制度保障,促进从隐性知识向显性知识转化,从理的概念来看,在具备知识管理员的前提下,知识管理员必须去建立知识的采集流程、筛选条件、分类规则、共享权限、学习计划、知识生命周期管理等一系列的规则,对知识进行价值最大化的扩散和利用。因此,笔者认为知识管理分为知识形成和分享两大范畴和阶段,理想的情况下通过组织保障和信息化手段循环不休。

如何用协同OA进行知识管理

  显然,在了解了知识管理的重要性之后,不少组织将会考虑将知识纳入到管理范畴,但市场上的知识管理软件大多为静态知识设计,虽然能够不断更新、添加知识,但明显缺少管理过程类的知识,如决策过程、审批过程等,因此造成知识体系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且这类软件大多针对组织中少数人应用而设计,强调检索、内容管理、学习考核等,应用范围狭窄且昂贵,让用户望而却步。反观最近几年其他管理软件的发展,如OA、HR、CRM的厂商都开始注意到了知识管理的重要性,知识管理方面的应用和功能开始从这些软件上延伸并发展出来了,应该说,知识管理作为单一用途的软件的前途并不明朗,将会成为各类应用特征更明显的管理软件的一部分而融合消失,正如手机以短信的方式消灭掉了传呼机,又将对MP3形成强大挑战。所以用户不妨在挑选管理软件时候注重选择那些具有知识管理功能或应用价值的软件,另辟蹊径同样可以达成知识管理的目的。

  在这些类型的管理软件中,协同OA具有最突出的应用价值,原因如下:首先,OA是组织中全员信息化的第一台阶,每一个组织都将选择协同OA作为统一工作平台,使用者范围遍及组织中所有人,为知识采集和共享的范围最大化奠定了基础,并且由于协同OA的高性价比,使得组织的知识管理成本降到最低。其次,OA中普遍具有文档管理、查询功能,配合访问权限的控制,可以实现对知识的分类、检索关键字定义,以及针对不同角色分配学习、访问、检索的权限,构架安全严密的知识扩散体系。第三,协同OA中工作流技术承载着组织的重要审批流程,这些流程的过程和节点中的信息是组织的历史,是不可或缺的重要的知识的组成部分。因此以协同OA构建组织的知识管理体系无疑是一种非常有价值的增值应用方式。

  以用友致远的A6协同办公软件为例,我们可以更清楚的看到协同OA的知识管理应用的价值。

  1、灵活的文档体系:在A6中有一个角色为文档管理员,这个角色和传统的后台系统管理员并不是同一个角色,该角色可以以类似WINDOWS文件夹的方式设置多达99级的文件夹(目录),并且在同级对文件夹数量并无限制。因此用户可以用这个角色建立自己的知识管理根节点目录体系,并且可以为每个部门建立部门级目录,授权每个部门的二级文档管理员进行管理,从而构架集中可控的多级知识管理体系。

  2、海量、兼容:A6的文件夹是一个超级大胃口,可以上传小于50M的单一文件,并且对存储量无限制,只要硬盘够大,就能无限扩充,满足知识的不断追加。并且A6中的文件夹是一个“杂食动物”,用户可以上传doc、jpg、xls、ppt、avi、mpeg、html、eml、rar、zip……所有WINDOWS支持的格式文档,同时还能存储工作流产生的公文审批、项目审批、合同审批、计划审批之类的所有重要的制度化行为过程和结果,有效地保证了知识的完整性,这是传统知识管理软件所不具备的。

  3、严密的权限体系:在A6的文档权限体系设计时考虑到了授权的多种角度,能按照人员姓名、组群、部门、职务级别、岗位等多种方式进行访问授权,高效建立复合的知识分享学习的权限体系。另外从细节上考虑了,既能对访问者开放整个目录,也能逐条开放记录访问,即使个别用户临时性借阅(可设置时间期限自动或手动撤销)机密知识,也不会看到权限以外的机密材料。这样的应用既能保证知识的最大化传播,又能保护重要知识的安全。

  4、知识管理:由于知识采集的途径是多样化的,所有在A6中为前文中提到的工作流设计了一种自动归档的机制,用户可以根据组织的知识筛选标准,在不同的工作流模版当中规定好自动归档的缓存目录,这样,有效的信息会在每天的协同OA的正常使用当中源源不断地转化为知识,知识管理员可以在缓存目录中对这些信息进行评估,选择那些符合知识标准的信息存储到指定的知识文件夹下,对其进行关键字定义,便于以后使用者的模糊查询。除增加、删除功能之外,A6还有对指定文档进行替换的功能,能用新的知识覆盖老的知识,减少了生命周期较短的知识的维护工作量。A6中的知识可以被管理员复制、移动到不同文件夹(目录)中,最值得一提的是“映射”功能,能够帮助客户把在比如财务部目录中的某条知识记录投射到类似知识库、新员工必读之类等其他目录下,当这条知识记录发生变化时其投射的其他目录的投影也会发生同样的改变,这有点像知识的分身术,可以让知识特别是管理类知识在满足其部门的管理的同时,化身无数出现在其他需要这条知识的学习者面前。

  随着产品的不断进化和发展,A6将在学习的自动化、效果评估等方面进行大量的应用扩展和增强,用户可以通过产品升级包不断得到新技术带来的进步和价值。正如A6的名称中所包涵的理念一样——Arranging-Administering Availably Anyway Anywhere Anytime!我们相信,用户也能在享受协同工作高效的同时,在任何时间、任何地点、以任何方式享受知识所带来的价值提升!


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