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文档管理解决方案

      发布时间:2007-04-29  作者:火速软件  来源:火速软件 字体:【 】  打印      


慨述

目前,企业的员工需要能够即时地访问到特定的文档信息系统,以保证其日常工作的效率。特别是需要处理成千上万的合同文件、项目文件和不断增长的电子表格。经常为项目文件的整理、存储、共享与安全而烦恼。同时,也会需要投入更多的人力、物力去对文件进行整理、分类、排序、复制、搬运和储存,从而增加了日常运作成本。文件的管理已经成为企业必须面对的迫切问题。     

这时企业需要考虑到须要建立一个企业级文档管理系统。决定进行文档管理之前,有几个问题您需要先了解一下:

  需要管理的文档

  如何管理文档

  使用火速EDOC@HS管理文档

  使用火速EDOC@HS管理文档能带来什么?

说明:火速文档管理系统产品简称为火速EDOC@HS

需要管理的文档

通常企业中的的财务、销售等信息都有专业的ERP或财务软件进行管理,但如果您的文档是表单,合同,报表等事务性文档,那么上述控制工具不适合您的财务,市场或销售人员使用,因为它们设置复杂,不易于管理。您还需要专门的企业文档管理系统来帮助您管理事务性文档。

总的来说,所有企业事务性文档都可以在线管理。我们为企业建立一套在线企业文档管理系统的目的主要是为了改进:

1.      文档的保存和备份

2.      文档访问的安全性

3.      文档的搜索能力

4.      文档在业务管理中的准确与快速定位

如何管理文档

1、就文档本身的管理而言,首先得将不同的文档进行分类并存储,火速EDOC@HS提供自由的文档分类与分布式存储策略,用户可以在任何地方将文档上传并保存到系统中。

2、对于文档的使用者而言,不同类型的用户应该可以/只可以访问某一类的文档。例如领导可以阅读所有文档,而技术人员只能阅读本部门的技术设计相关等文档;市场人员能查看并更新市场资料等。火速EDOC@HS提供了一系列简单有效的方法来管理控制文档的访问。

使用火速EDOC@HS管理文档

火速EDOC@HS对企业的文档的管理主要可以分为以下几个方面:

  • 在线文档管理

  火速EDOC@HS提供文档上传,更新,文档留言,在线阅读,文档下载,文档共享,文档消息订阅等功能,界面简单易用。

  • 文档保护

火速EDOC@HS提供单一账号登录,预定义用户组,自动文档访问控制,用户操作日志等几个方面来保护企业文档的安全可靠。

  • 文档协作

  火速EDOC@HS支持用户可以将本部门文档共享给其他部门用户阅读;火速EDOC@HS可以自动提醒用户文档已经被其他用户更新;火速EDOC@HS也可以在文档更新后将该文档发送给订阅它的用户。

  • 文档访问权限管理

  如何确保文档被正确的用户在合适的范围内被用户访问,火速EDOC@HS提供可全方位的文档权限管理方案。

  • 文档查询管理

  火速EDOC@HS提供快速按条件查询的功能,可以为存储在系统地文件进行提供条件查询功能,并同时与权限进行联系。

企业员工可以通过按文档的合同号、客户名称、货架类型、订立时间、项目经理等关键字进行文档的快速查找定位。

  • 文档统计分析管理

对所有的文档可按文档状态、创建时间、货架类型、客户名称及合同号等来多方位的进行统计。

使用火速EDOC@HS能带来什么?

使用火速EDOC@HS可以极大缩短了日常办公中文档的查找、审核、发布等所需要的时间,同时提供了统一的文档管理平台,使企业内部文档得到了最大化的保留,增强了团队间的业务协作,从而节约了成本,提高了日常工作效率。


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